Código SRN de producto sanitario

El número de registro único de producto sanitario o SRN (por sus siglas en inglés) es el código es el código que identifica el sistema electrónico pautado por los Reglamentos MDR e IVDR para cada fabricante, importador y representante autorizado de producto sanitario.

Registro de fabricantes, importadores y representantes autorizados

El Artículo 31 de MDR y 28 de IVDR especifican la necesidad de registro de empresas fabricantes, importadoras y representantes autorizados. Lo hacen en el registro electrónico descrito por ambos (EUDAMED). Lo harán antes de introducir en el mercado producto sanitario.

Para productos sanitarios cuyas clasificaciones exijan la participación de un Organismo Notificado en el proceso de evaluación de conformidad, lo usarán en sus comunicaciones iniciales con ellos.

Lo emplearán también en el acceso a EUDAMED.

Cualquier modificación de la información del actor económico, deberá ser notificada en el plazo máximo de una semana. De igual forma, confirmará la exactitud de los datos registrados cada dos años. Es importante destacar que, si transcurrido un plazo de tiempo, posterior al vencimiento, sin confirmación por parte de la organización, la Autoridad sanitaria podría tomar medidas para requerir que sea hecho.

La Autoridad competente (AEMPS en caso de España) comprobará los datos introducidos por la empresa. Para empresas fabricantes e importadoras, es esencial destacar, que se obtendrá una vez obtenida la preceptiva Licencia previa de funcionamiento, emitida por la propia AEMPS.

Control del mercado y SRN

En caso de incidentes graves, el SRN de producto sanitario se detalla en las Acciones correctivas de seguridad emprendidas por las empresas fabricantes, importadoras y representantes autorizados.

En caso de un incidente grave, este código junto con el UDI del producto. Ello, junto con EUDAMED, serán los elementos que se pretenden que posibiliten un control del mercado más eficiente y una respuesta más coordinada.

Declaración de conformidad y SRN

En la Declaración de conformidad emitida por el fabricante del producto sanitario, el código SRN debe aparecer. De forma equivalente, en la base de datos generadas con los números UDI de producto, este SRN se registrará también.

Representante autorizado para fabricantes de terceros paises

En el caso de fabricantes establecidos fuera de la Unión europea, el representante autorizado desempeña un papel clave. Esencialmente es el punto de contacto con el fabricante en suelo Europeo.

Representante autorizado

A tenor de este papel fundamental, en caso de que el fabricante (establecido fuera de la Unión) no cumpla con sus obligaciones relacionadas con producto no conforme; resulta conveniente, según MDR, que sea su Representante autorizado el responsable de los mismos.

Hablando de responsabilidad, lo es conjuntamente y de forma solidaria con el importador y con el fabricante; razón por la que deben ser designados mediante mandato escrito y firmado por las partes. En este documento quedarán claramente establecidas las obligaciones y los requisitos que debe cumplir el representante, incluyendo la figura del PRRC, que resulta exigible.

Hecha la introducción, continuamos con la definición de MDR. Representante autorizado es «toda persona física o jurídica establecida en la Unión que ha recibido y aceptado un mandato escrito de un fabricante, situado fuera de la Unión, para actuar en nombre del fabricante en relación con tareas específicas por lo que respecta a las obligaciones de este en virtud del presente Reglamento«.

Características del Representante autorizado

  • Estar establecido como empresa, o persona física, en la Unión europea.
  • Haber recibido mandato escrito por el fabricante, y aceptarlo, también por escrito.
  • Disponer de un perfil compatible con la Persona Responsable del Cumplimiento de la Normativa (PRRC, en las siglas inglesas).

Un representante autorizado es, por tanto, uno de los denominados «agentes económicos» relacionados por MDR para producto sanitario; por lo que aparecerá en EUDAMED.

Otra característica a destacar como parte esencial de la colaboración es la obligación del fabricante de proporcionar la información y documentación necesaria. Esta documentación deberá estar disponible de forma permanente.

Los representantes serán informados de inmediato por el fabricante , cuando éste tenga la sospecha de que el producto introducido en el mercado, o puesto en servicio, no es conforme con los requisitos aplicables.

El representante podrá poner fin a la colaboración con el fabricante (y por tanto su representación) cuando el fabricante actúe en contra de sus propias obligaciones. En ese caso, comunicará de inmediato el hecho a:

  • El Organismo Notificado emisor del certificado de conformidad (cuando sea el caso).
  • La autoridad nacional competente del estado donde esté establecido.

Cambio de representante

El hecho quedará claramente reflejado, de nuevo, en mandato escrito, firmado por las tres partes siempre que sea posible:

  • Fecha de finalización del saliente y de comienzo del nuevo, cuando lo hubiere.
  • Fecha límite hasta la cual el representante saliente puede continuar apareciendo en la documentación y registros pertinentes, incluido el material publicitario.
  • La transferencia de documentos.
  • La obligación del saliente de transmitir todas las reclamaciones o informes de profesionales, pacientes o usuarios, sobre supuestos incidentes; tanto al fabricante como al entrante, que pudiera recibir en el futuro en relación con el producto.

Papel del UDI en la trazabilidad de producto sanitario

Reglamentos de producto sanitario

Una característica nueva que introducen los Reglamentos es el sistema de identificación única UDI, (artículo 27 del MDR y artículo 24 del IVDR). El código UDI es el identificador único de producto sanitario.

Este sistema mejorará la identificación y la trazabilidad de los productos y facilitará a los interesados el acceso a información básica sobre  los productos a través de la Base de Datos Europea sobre Productos Sanitarios (Eudamed).

El nuevo Reglamento (UE) 2017/745 sobre los productos sanitarios (“MDR”, por sus siglas en inglés) y el Reglamento (UE) 2017/746 sobre los productos sanitarios para diagnóstico in vitro (“IVDR”, por sus siglas en inglés) adaptan la legislación de la UE a los avances técnicos, los cambios en la ciencia médica y los avances legislativos.

En el caso de los productos sanitarios, el período transitorio finalizó el 26 de mayo de 2020, es decir, en la «fecha de aplicación» del MDR. En el caso de los productos sanitarios para diagnóstico in vitro, el período transitorio finalizará el 26 de mayo de 2022, es decir, en la «fecha de aplicación» del IVDR.

Trazabilidad e identificación

El código UDI es el identificador único de producto sanitario requerido por la nueva regulación del producto sanitario.

Todos los productos sanitarios y para diagnóstico in vitro y, según proceda, todos los productos embalados, tendrán un código numérico o alfanumérico “UDI” que constará de dos partes:

Device Identifier (UDI-DI): Es la parte estática y obligatoria de un UDI,  identifica al fabricante y la versión específica o modelo de un dispositivo.

 Production Identifier  (UDI-PI): Es la parte dinámica condicional de un UDI,  identifica uno o varios datos (número de lote, número de serie, fecha caducidad, fecha de fabricación) cuando se incluye en la etiqueta de un producto sanitario.

De acuerdo con esto, el código UDI que recordemos es el identificador único de producto sanitario, o la etiqueta que lo incorpora, será considerada parte de la información del producto, que debe acompañar incondicionalmente al mismo y que tiene que formar parte de la Documentación técnica de producto, así como el Registro que cada Organización determine, en relación con la clase de riesgo del producto y la propia operación de trazabilidad del producto.

Fechas objetivo del UDI en el producto sanitario

La fecha límite para la asignación de UDIs es la fecha de aplicación del Reglamento correspondiente (26 de mayo de 2020 en caso de MDR y el 26 de mayo de 2022 en caso del IVDR); sin embargo, la obligación de colocar el UDI en la etiqueta se cumplirá en tres etapas:

En el caso de los productos sanitarios, el UDI debe colocarse, a más tardar, en las siguientes fechas:

1. Productos de la clase III: 26 de mayo de 2021.

2. Productos de la clase II: 26 de mayo de 2023.

3. Productos de la clase I: 26 de mayo de 2025.

En el caso de los productos sanitarios para diagnóstico in vitro:

1. Productos de la clase D: 26 de mayo de 2023.

2. Productos de la clase B y C: 26 de mayo de 2025.

3. Productos de la clase A: 26 de mayo de 2027

Los fabricantes son responsables de introducir los datos necesarios en la base de datos europea (EUDAMED), que incluye la base de datos UDI, así como de mantenerla actualizada.

EUDAMED. Guía de registro en Módulo de agentes económicos

Guía de registro de agentes económicos de producto sanitario

Con la entrada en vigor del reglamento de productos sanitarios MDR 745/2017 es obligatorio el registrar todos los actores económicos que están afectados por el reglamento de productos sanitarios. Por ello creamos esta guía de registro de agentes económicos de producto sanitario.

Tendrá perfiles diferentes orientados a diferente tipo de usuarios, con múltiples permisos, que son asignados a cada uno de ellos:

El primer paso necesario es darse de alta en EU Login porque es requisito para entrar en la aplicación de EUDAMED. Accediendo al siguiente enlace, https://webgate.ec.europa.eu/eudamed/landing-page#/, nos aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla tenemos que pinchar en el enlace Create your EU Loging account, nos dirigirá a la siguiente pantalla, y en ella seleccionamos el enlace Create an account.

Nos aparece la siguiente pantalla donde debemos de rellenar los datos, estos datos deberán ser de la persona que vaya a ser el representante de la empresa en EUDAMED y la dirección de correo será en la que se recibirá un correo de confirmación para crear la contraseña de la cuenta de EU Login.

Una vez rellenado y cumplimentado el recuadro con el código del dibujo que aparece debajo del enter the code, se presiona el recuadro Create an account.

  • Tendremos que identificar el tipo de rol (fabricante, importador, representante autorizado o productos de sistemas o kits para procedimientos), país del actor y nombre de la organización o actor.

A continuación, identificaremos la información requerida, dependiendo del actor seleccionado. En el caso de fabricantes, se identificará los datos de la empresa, los datos del actor incluyendo datos de contacto, datos de la persona responsable del cumplimiento de la normativa, datos del Administrador Local de actor y datos de la autoridad competente.

Estructura Eudamed

Eudamed ha quedado estructurado en 6 módulos interconectados:

  • Registro y gestión de agentes económicos y usuarios.
  • Base de datos UDI y registro de productos sanitarios.
  • Certificados y Organismos Notificados.
  • Investigaciones clínicas y ensayos de funcionamiento.
  • Vigilancia y seguimiento poscomercialización.
  • Vigilancia de mercado.

FECHA LÍMITE PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DE UDI

La fecha límite para cumplir con los requisitos de UDI, se aplica a partir de la fecha de entrada en vigor de los dos nuevos Reglamentos, es decir, el 26 de mayo de 2021 para productos sanitarios y el 26 de mayo de 2022 para productos sanitarios  de diagnóstico in vitro.

Según el artículo 29 de MDR, antes de comercializar un producto sanitario, el fabricante debe asignar un UDI-DI básico al producto y proporcionarla a la base de datos de UDI. El fabricante debe registrarse primero en Eudamed como actor (a través del módulo Actor). Luego tendrá acceso al módulo UDI / dispositivos, donde podrá registrar su producto. A través de la interfaz de usuario del módulo UDI de EUDAMED, deberá proporcionar la información solicitada y finalizar el registro.

Envío de datos UDI a la base de datos EUDAMED

La obligación de subir la información en la base de datos de EUDAMED se aplica a partir del 26 de noviembre de 2022 para productos sanitarios y del 26 de noviembre de 2023 para productos sanitarios para diagnóstico in vitro (siempre que EUDAMED sea plenamente funcional antes de la fecha de aplicación del Reglamento respectivo; en caso contrario, esta obligación se aplica 24 meses después de que EUDAMED se haya vuelto completamente funcional).

Sin embargo, los fabricantes estarán en condiciones de cumplir voluntariamente con las obligaciones de registro a partir del 26 de mayo de 2021 para productos sanitarios y el 26 de mayo de 2022 para productos sanitarios  de diagnóstico in vitro.

Cabe señalar que, siempre que Eudamed sea plenamente funcional, en cualquier momento después del 26 de mayo de 2021 para productos sanitarios  y del 26 de mayo de 2022 para productos sanitarios  de diagnóstico in vitro, el registro completo de productos sanitarios sigue siendo una condición previa para el posible registro de un incidente grave relevante en Eudamed.

Fecha límite para cumplir con los requisitos de UDI en el etiquetado

La obligación de colocación del UDI en el etiquetado, se aplica según los siguientes plazos:

  • Productos sanitarios implantables y de clase III 26 de mayo de 2021.
  • Productos sanitarios de clase IIa y clase IIb 26 de mayo de 2023.
  • Productos sanitarios de clase I 26 de mayo de 2025.

En el caso de tratarse de productos reutilizables:

  • Productos sanitarios implantables y de clase III 26 de mayo de 2023.
  • Productos sanitarios de clase IIa y clase IIb 26 de mayo de 2025.
  • Productos sanitarios de clase I 26 de mayo de 2027.

Para productos sanitarios de diagnóstico in vitro IVDR:

  • IVD Clase D 26 de mayo de 2023
  • IVD de clase C y B 26 de mayo de 2025
  • IVD Clase A 26 de mayo de 2027

Sistema electrónico de control de mercado de producto sanitario

Existirá un sistema electrónico para la recopilación y tratamiento de la información relativa al control y seguimiento del producto sanitario puesto en el mercado.


Sistema electrónico para la recopilación y tratamiento de la información

La comisión, en colaboración con los Estados miembros, creará y gestionará un sistema electrónico para recopilar y tratar la información.

Información de control de mercado

En relación con las actividades descritas para el control del mercado, el sistema electrónico para la recopilación y tratamiento de la información:

Difusión de la información

La información expuesta en el párrafo anterior, se transmitirá inmediatamente gracias al sistema electrónico de información relativa al producto sanitario a todas las Autoridades competentes afectadas y, cuando sea procedente, al Organismo Notificado responsable de la emisión del certificado.

La información no se hará pública cuando ello pudiera obstaculizar las actividades de control del mercado y la cooperación entre los Estados.

Como siempre, en productosanitario.es quedamos a vuestra disposición para cualquier aclaración o comentario de producto sanitario.

Evaluación de los productos sanitarios que puedan presentar un riesgo inaceptable o no sean conformes

Corresponde a las Autoridades competentes, la evaluación de aquellos productos sanitarios que puedan presentar un riesgo inaceptable o no ser conformes con la normativa de aplicación, para la adopción de las medidas que en cada caso correspondan.

Sospecha de riesgo inaceptable

Cuando las Autoridades competentes de uno, o varios Estados miembros, basándose en los datos de la vigilancia o de control de mercado, o cualquier otra información, tengan motivo para creer que un producto sanitario:

  • Pueda presentar un riesgo inaceptable para la salud y seguridad de pacientes y usuarios, o por razones de seguridad pública,
  • O que incumple de cualquier otro modo los requisitos establecidos por el Reglamento de producto Sanitario (MDR).

Realizarán una evaluación del producto que abarque todos los requisitos relacionados con el Riesgo de producto o de cualquier otro problema de conformidad de producto.

Cooperación

Los agentes económicos vendrán obligados a colaborar en cumplimiento de sus obligaciones. De igual forma otras Autoridades en caso de ser necesario, a consecuencia de productos sanitarios que puedan presentar un riesgo inaceptable. Estos son:

Control del producto sanitario

Como ya comentábamos en entradas anteriores, las Autoridades, en cumplimiento de su obligación por velar por la seguridad y salud pública, podrán confiscar, destruir o inutilizar de cualquier modo en caso de productos sanitarios que puedan presentar un riesgo inaceptable o hayan sido falsificados.

Como hacemos siempre, nos ponemos a disposición de todo aquel que quiera conocer las obligaciones y requisitos aplicables al producto sanitario, a través de: info@productosanitario.es y www.productosanitario.es

Actividades de control del mercado del producto sanitario

Las autoridades sanitaria realizarán controles adecuados a los productos sanitarios, en relación a sus características de conformidad y prestaciones (o finalidad prevista) con el objetivo de garantizar el control de mercado de producto sanitario.

Control del mercado

Si lo considera necesario, se incluirá el estudio de la documentación y las pruebas físicas o análisis de laboratorio, de suficiente número de muestras como para garantizar que el tamaño muestral analizado es estadísticamente suficiente.

En particular, las Autoridades competentes tendrán en cuenta los principios de evaluación y de gestión de riesgos, los datos de vigilancia y las reclamaciones, como sabemos tres de los grandes pilares del nuevo Reglamento de producto sanitario (MDR).

Las Autoridades elaborarán planes anuales para las actividades de control, asignando recursos suficientes para acometer dichas acciones.

Acciones por las autoridades competentes

Con el objeto de cumplir las obligaciones expuestas, las Autoridades competentes:

  • Podrán exigir a los agentes económicos que, entre otras cosas, les faciliten la documentación e información que sea necesaria para el desempeño de la actividad. Cuando sea necesario, y esté justificado, podrán pedir que se les proporcionen las muestras de producto sanitario necesarias. Estas cesiones se harán de forma gratuita, o acceder gratuitamente a los productos.
  • Realizarán inspecciones, anunciadas y no-anunciadas, en los locales de los agentes económicos, de sus proveedores y de sus subcontratistas, incluso de los usuarios profesionales cuando lo consideren necesario.


Controles adecuados a los productos sanitarios

Las Autoridades redactarán un resumen anual de los resultados de sus actividades de control, poniéndolo a disposición de otras autoridades mediante el Sistema electrónico.

Las autoridades competentes en producto sanitario podrán confiscar, destruir o inutilizar de cualquier modo los productos sanitarios que entrañen un riesgo inaceptable o productos falsificados. Estas acciones estarán siempre respaldadas en pro de la seguridad pública.

Tras cada inspección realizada, la Autoridad competente elaborará un informe sobre las conclusiones de la inspección. Versará siempre en referencia al cumplimiento de los requisitos jurídicos y técnicos aplicables al agente económico. En el informe quedarán establecidas las acciones que en cada caso haya que tomar para corregir las desviaciones.

El informe será presentado al Agente auditado, quién podrá presentar comentarios antes de la aprobación del informe definitivo.

Autoridades competentes

Las Autoridades competentes de los Estados Miembros coordinarán sus actividades de control del mercado. Dichos exámenes se llevarán a cabo cada cuatro años como mínimo. Sus resultados serán comunicados a la Comisión y resto de estados miembro, para ofrecer un nivel de control elevado y armonizado en todos los Estados.

Cuando fuera necesario, las Autoridades competentes llegarán a un acuerdo sobre el reparto del trabajo, la realización de actividades conjuntas o la especialización.

Si en un estado hay más de una Autoridad responsable del control del mercado, cooperarán de forma mutua compartiendo información para su cometido en el ejercicio de sus funciones.

Cuando sea necesario, las Autoridades de los Estados miembros colaborarán con la de terceros países con el objetivo de intercambiar información y apoyo técnico, así como de promover relaciones con el control del mercado.

Como es habitual desde esta página, os ofrecemos el servicio que necesites en relación con el producto sanitario y sus obligaciones regulatorias: info@productosanitario.es | www.productosanitario.es

Análisis de incidentes graves y acciones correctivas de seguridad de producto sanitario (II)

Seguimos hoy con el análisis de incidentes graves de producto sanitario y las acciones correctivas de seguridad. Se deben hacer por el fabricante y las autoridades, para resolver, lo antes posible, cualquier tendencia que hiciera prever un posible incidente.

Análisis de incidentes graves de producto sanitario

El fabricante, como parte de su obligación de análisis de incidentes graves de producto sanitario, velará por que los usuarios del producto tengan conocimiento e información, sin demora, de las acciones correctivas de seguridad adoptadas, mediante la llamada Nota de seguridad en campo.

La nota de seguridad en campo

La nota será un documento que estará incluido en el sistema de gestión de calidad del fabricante, estando por ello previamente controlado a la aparición de un posible incidente, lo que perseguirá una respuesta ágil y rápida en caso de ser necesario.

Estará redactada en una o varias lenguas oficiales de la Unión según determine el Estado donde se implante la acción en cada caso.

Salvo en casos en los que la urgencia lo justifique, el borrador de Nota de seguridad se presentará a la Autoridad evaluadora responsable del hecho. Si hay más de una, a la coordinadora.

La Nota de seguridad en campo permitirá la identificación del producto implicado, mediante el UDI y el número de registro único (SRN), en caso de existir.

La Nota de seguridad explicará con claridad, y recogiendo los riesgos como realmente han sido analizados o son previsibles, indicando las acciones que los usuarios deban tomar.

Las autoridades

Las autoridades competentes participarán activamente en la coordinación de las evaluaciones y análisis de incidentes graves de producto sanitario requeridas, en los casos siguientes:

  • Cuando un incidente grave concreto o una serie de incidentes relacionados con un mismo producto del mismo fabricante haga sospechar en más de un Estado miembro.
  • Cuando la adecuación de una acción correctiva de seguridad propuesta por el fabricante, que abarque a más de un Estado se ponga en duda.

El procedimiento coordinado abarca los siguientes supuestos:

  • La designación de una Autoridad competente coordinadora, cuando sea necesario.
  • La definición de un proceso de evaluación coordinada, incluyendo la definición de los cometidos y responsabilidades de la Autoridad competente y de otras posibles colaboradoras.

Salvo de acuerdo en contrario, el papel de Autoridad coordinadora será ocupado por la Autoridad del Estado donde el fabricante tenga establecido su domicilio social.

La designación de una Autoridad competente coordinadora no mermará el derecho del resto de
Autoridades de realizar su propia evaluación y determinar las Acciones que consideren necesarias atendiendo al principio de salud pública y seguridad de los pacientes.

Los Estados que ejecuten este derecho comunicarán a la Autoridad coordinadora y a la Comisión los resultados de su evaluación y las medidas adoptadas.

Análisis de incidentes graves y acciones correctivas de seguridad

Después de informar de un incidente grave, el fabricante realizará sin demora un análisis de incidentes graves y las investigaciones en relación con el producto sanitario, determinando productos afectados y el propio incidente, incluyendo sus causas y efectos.

Las investigaciones incluirán una evaluación del riesgo y unas acciones correctivas, siempre atendiendo a la seguridad y a la protección de la salud pública.

El fabricante cooperará con las Autoridades competentes y, en su caso, con el Organismo Notificado y no emprenderá acciones que supongan una alteración del producto que pudiera alterar cualquier evaluación de las causas del incidente sin previa información a las autoridades.

Las investigaciones en relación con el producto sanitario

Los estados miembros adoptarán las medidas necesarias para que sus autoridades competentes, en caso de ser posible junto con el fabricante y, cuando sea necesario, con el organismo notificado, evalúen de forma centralizada a nivel nacional toda la información relativa al incidente o a sus acciones correctivas de seguridad.

En este sentido, la autoridad competente analizará los riesgos derivados del incidente notificado y cualquier acción relacionada. Lo hará atendiendo a la priorización de la salud pública, así como a:

  • causas y efectos,
  • detectabilidad y probabilidad de que se reproduzca el problema,
  • la frecuencia de uso del producto,
  • la probabilidad de que se produzcan daños directos o indirectos,
  • la gravedad de los daños,
  • los beneficios clínicos del producto,
  • los usuarios previstos y probable población afectad

La autoridad evaluará también si las acciones correctivas previstas o ya efectuadas por el fabricante son adecuadas y si son requeridas otras acciones.

A petición de la autoridad competente nacional, el fabricante presentará todos los documentos necesarios para dicha evaluación del riesgo.

Seguimiento de las acciones

La autoridad competente hará un seguimiento de la investigación de un incidente grave emprendida por el fabricante. En caso de ser necesario la autoridad intervendrá en las investigaciones en relación con el producto sanitario comenzadas por el fabricante, incluso comenzará otras de forma independiente.

El fabricante entregará a la autoridad un informe final con los hallazgos mediante sistema electrónico. El informe incluirá las conclusiones alcanzadas y, si es el caso, las acciones recomendadas.

Comunicación a otras autoridades

Una vez concluida la mencionada evaluación de la conformidad de la investigación, mediante el sistema electrónico, comunicará sin retraso a las demás autoridades las acciones correctivas de seguridad adoptadas o previstas por el fabricante.